Il processo progettuale: quali sono le fasi per una corretta realizzazione

Partendo dalla fine, si può affermare che per portare a termine un determinato lavoro dobbiamo seguire un processo progettuale, è richiesto un grande sforzo di pianificazione e di impegno che a primo acchito può sembrare gravoso.

Il primo consiglio è quello di non scoraggiarsi ma di avvicinarsi al compito suddividendolo in fasi successive più agevoli da gestire nonché programmare ogni sforzo utile per passaggi successivi ben chiari e organizzati.

Le cinque fasi nel processo progettuale

I progetti, di qualunque indirizzo, hanno delle parti in comune tra di loro, si sviluppano in cinque fasi così distinte: – Avvio; – Definizione e pianificazione – Esecuzione – Implementazione – Controllo e conclusione.

Ogni fase sopra citata ha a sua volta come caratteristica precipua delle attività proprie che sono di ausilio al raggiungimento della finalità del progetto.

Avvio

La fase di avvio è la prima ma è fondamentale sia per un singolo progettista sia per un team di progettazione.

In questa fase gli sforzi sono rivolti alla valutazione dell’idea, si deve capire se è congruente con l’attività che si svolge; se si è in grado di realizzarla con le risorse disponibili o se ne occorrano altre; se l’attività ne trarrà beneficio.

Dopo aver considerato quanto sopra e risposto in modo positivo, si può tracciare il campo d’azione entro cui muoversi per ottenere i risultati sperati e/o individuare ulteriori figure o partner per aumentare il grado di successo del progetto.

Se il caso lo richiede procedere con la redazione dello studio di fattibilità del progetto medesimo nel quale siano analizzati i costi e i benefici dell’idea progettuale.

La risposta finale è quella di avere un piano di progetto che deve essere assentito da ogni parte interessata.

Pianificazione

Sulla scorta del piano di progetto la fase di pianificazione si occupa di tracciare le linee guida del processo progettuale che sono:

– Fissare scopi e obiettivi precisi; – Stima dei costi; – definizione dell’ambito d’azione e risultati da cogliere.

In questa fase si lavorerà sul piano di progetto nella parte che prevede la ricerca e l’ottenimento di risorse, la qualità della documentazione da produrre, i modi come affrontare emergenze e imprevisti, i modi di porsi all’interno del team e con i soggetti esterni coinvolti nel progetto.

Si stilerà un cronoprogramma con le indicazioni degli obiettivi da raggiungere con indicate le scadenze.

Non sempre l’iter previsto, però, è rispettato, ma un buon progettista sa sempre come monitorare le azioni e adattarle nel caso di imprevisti.

Esecuzione

L’esecuzione è la fase in cui il progetto viene conosciuto anche all’esterno e acquista visibilità.

E’ una fase caratterizzata da una riunione chiamata di avvio, nella quale ogni figura coinvolta è informata sulle attività che deve curare e su ogni dettaglio del progetto.

Questa è la fase di creazione della giusta documentazione completa e accurata, della distribuzione uniforme delle risorse e della verifica dei compiti di ogni componente interessata.

Monitoraggio e controllo

In effetti questa fase può procedere in parallelo con quella dell’esecuzione.

Infatti durante il l’esecuzione del progetto è indispensabile provvedere all’osservazione dei compiti assegnati, programmare e organizzare riunioni di squadra per la verifica dell’osservanza delle linee guida del progetto, controllare che non vi siano scostamenti sensibili dagli obiettivi prefissati.

La conclusione di un processo progettuale

Un progetto si conclude quando il prodotto, nella sua interezza, viene trasmesso ufficialmente e tutti gli interessati ne vengono informati.

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